IT UITBESTEDEN: REDENEN OM JOUW IT-BEHEER UIT TE BESTEDEN AAN EXPERTS

JUNI 30, 2021    |     12:00 pm

IT staat voor informatietechnologie en dit heeft alles te maken met hardware, software, netwerken en randapparatuur. Het belang van IT is de afgelopen jaren enorm toegenomen. Een goed IT-beheer is daarom essentieel.

Culturele instellingen hebben vaak een tekort aan tijd (en vaak ook geld) om hun IT-omgeving goed in te richten. Een dag heeft slechts 24 uur en dit blijkt vaak te weinig om, naast alle andere taken, ook nog de focus te leggen op de werkprocessen en applicaties achter de schermen.

Het uitbesteden van je IT-beheer - aan een expert op het gebied van de cultuurbranche - kan in zulke gevallen goed helpen. Geldt dat ook voor jouw organisatie? Wij zetten een aantal redenen op een rij waarom samenwerken met een IT-bedrijf véél voordelen oplevert.

Achteraanzicht laptops foto

1. Focus op kernactiviteiten

IT-problemen oplossen is een pittige taak voor de medewerkers die genoeg ander werk te doen hebben en er geen kennis over hebben. Je werkprocessen en applicaties efficiënt inrichten is een tijdrovend project. En dan gaat het nog niet eens over het werk dat gemoeid gaat met de wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de cybersecurity en AVG.

Bij uitbesteding van het IT-werk hebben de medewerkers meer tijd om zich met strategische vraagstukken en kernactiviteiten bezig te houden. Zo kunnen die mooiste voorstellingen draaiend gehouden blijven zonder dat er obstakels in de weg staan.

2. Diepgaande kennis van de verschillende applicaties en mogelijkheden

Soms kom je een (technisch) probleem tegen dat specifieke kennis vraagt - skills en ervaring die je simpelweg niet in huis hebt. Een IT-bedrijf heeft echter wél gespecialiseerde experts in dienst, die zich bijvoorbeeld enkel hebben toegelegd op security of een bepaalde branche. Zo is IT Efficiency een IT-expert op het gebied van culturele instellingen. De experts binnen dit bedrijf bevatten enorme kennis over de verschillende applicaties binnen de cultuurbranche. Hierdoor kun je met specifieke vragen bij hun terecht en kunnen zij écht de beste IT-oplossingen adviseren.

3. Verhoog de productiviteit van je werknemers

Medewerkers van bedrijven die hun IT-beheer intern hebben, zijn veel tijd kwijt aan het oplossen van kleine IT-problemen. Hierdoor kunnen de medewerkers zich niet vol focussen op hun eigen werkzaamheden, zoals de programmering van een voorstelling binnen een theater. De IT-problemen die ernaast ontstaan vergen aandacht en tijd, wat weer ten koste gaat van de andere kernactiviteiten.

Door je IT uit te besteden, bijvoorbeeld op projectbasis, dan zorgt dit voor minder tijdverlies en snellere oplossingen. Met als resultaat; verhoogde productiviteit bij je werknemers!

VOLG ONS OP SOCIAL MEDIA

4. Toegang tot extra diensten

Goede IT-experts hebben kennis en ervaring op het gebied van het speelveld van IT. Sommigen zijn daarbij ook nog is gespecialiseerd in de branche waarbinnen jouw organisatie opereert. Als jij jouw IT uitbesteed, schakel je deze experts gemakkelijk in voor oplossingen of om advies te geven over aanvullende diensten.

5. Het vroegtijdig signaleren van problemen

Vaak worden problemen pas opgemerkt wanneer je daadwerkelijk hinder ondervindt. Op dat moment ben je dan al te laat. Dit kun je voorkomen door je IT uit te besteden. Problemen kunnen hierdoor vroegtijdig worden gesignaleerd en opgelost.

Binnen culturele instellingen zien wij vaak dat de medewerkers de waarde van een IT-expert niet inzien. Na verloop van tijd komt pas het besef dat de problemen niet door de medewerkers opgelost kunnen worden, zonder andere kernwerkzaamheden te verhinderen. Op dit moment wordt er te laat in het proces hulp ingeschakeld. Het beste is om de problemen voor te zijn, door direct een expert in te schakelen wanneer je merkt dat er efficiëntie ontbreekt of wanneer er veel onduidelijkheden zijn binnen het team.

6. Bespaar kosten door efficiëntie

Doordat de problemen vroegtijdig gesignaleerd worden en direct de juiste IT-expert met de benodigde kennis ingeschakeld wordt, bespaar je een hoop kosten (en tijd!).

Wat wij veel tegenkomen binnen de cultuurbranche is dat applicaties aangeschaft worden omdat het verhaal van de leverancier zo mooi klinkt. Er wordt niet vooraf gekeken naar de processen en de wensen/eisen voor zo'n nieuwe applicatie. Kennis ontbreekt in de mogelijkheden van de al gebruikte applicaties en er wordt geen rekening gehouden met de gebruikers binnen het proces. Wanneer je eerst inventariseert krijg je een helder overzicht van de huidige situatie en de wensen voor veranderingen. Op deze manier zorg je ervoor dat er geen onverwachte problemen ontstaan wanneer een applicatie al aangeschaft is en deze toch niet bijdraagt aan meer efficiëntie.

Bovenstaande situaties hebben we vaak gezien in culturele instellingen. Wij willen jullie graag helpen bij het efficiënter inrichten van jullie werkprocessen en applicaties. Wij staan voor jou klaar als IT-expert binnen de cultuurbranche!

Je kunt contact met ons opnemen via info@it-efficiency.nl of 074 8514193.

Een extraatje voor jou! Een overzicht van 8 optimalisatietips om jouw processen achter de schermen efficiënter in te richten. Download ze gratis!