EXTERNE IT PROJECTMANAGERS: NUT OF NOODZAAK?

September 14, 2021    |     2:45 pm

Laatst sprak ik op een feestje een bevriende advocaat. Enigszins beschaamd vertelde hij dat ze afgelopen week een dramatisch verlopen IT project hadden proberen af te ronden. Geen aansluiting bij het werkproces, alle gebruikers voelden weerstand tegen de nieuwe applicatie, overal ontstonden schaduw IT oplossingen en veel werd toch maar weer in Microsoft Office gedaan.  

cropped-MG_7778-bewerkt.png

Samen met de marketing manager had hij het project van de implementatie van een nieuwe applicatie begeleid, die het gehele primaire bedrijfsproces voor zowel advocatuur als het notariaat moest gaan ondersteunen.  

Omdat hij weet wat wij dagelijks doen, keek hij me aan met een veelbetekenende blik, die zijn gedachte verraadde “Waarom hebben we niet iemand zoals jij aangehaakt?”. 

Nou gaat deze blog niet over mij, maar over de inzet van specialisten, in dit geval IT projectmanagers. Want met de beste wil van de wereld is een advocaat of marketing manager geen projectmanager en al helemaal geen IT projectmanager.  

Hij vertelde me dat het grootste probleem in de organisatie was dat de leverancier niets had uitgevraagd over de werkprocessen. Ze hadden geen enkele inventarisatie gedaan of overleg gehad over hoe de processen nu lopen en wat de software kan ondersteunen. Dus het sloot helemaal niet aan bij de dagelijkse werkzaamheden. Het is een klassiek verhaal omdat leveranciers van software zich focussen op het leveren van de best werkende software. En dat doen ze vaak heel goed.  

VOLG ONS OP SOCIAL MEDIA

Daarmee pak je alleen het probleem dat vaak ten grondslag ligt aan een implementatie, namelijk een niet werkende applicatie in een niet goed werkend proces, niet aan. Een IT projectmanager kan je helpen met het stellen van de juiste vragen, zodat je zelf inzicht krijgt in de verbeteringen die je wilt bereiken met een nieuwe applicatie.  

Een ander onderdeel van IT projectmanagement; het aansturen van de leverancier en het zorgen dat alles binnen de afgesproken kaders en deadlines wordt opgeleverd, is geen capaciteit die iedereen bezit. Ook de beschikbare tijd die een intern aangestelde ‘projectmanager’ heeft is vaak beperkt, want het moet naast alle dagelijkse werkzaamheden. Dit werkt alleen goed als iemand voor een groot deel van zijn normale werkzaamheden wordt vrijgesteld. 

Maar de allerbelangrijkste meerwaarde van het aanstellen van een IT projectmanager voor dit soort projecten is dat zij de vertaling kan maken tussen het werkproces en de software. Je voorkomt dus dat er een applicatie wordt gebouwd, die het proces niet of niet goed ondersteunt. Doordat zowel de leverancier als de eindgebruiker profiteren van deze tussenschakel is het voor iedereen van meerwaarde. De leverancier heeft een tevreden klant en daarmee een ambassadeur voor de applicatie en de klant heeft tevreden gebruikers die gemotiveerd de nieuwe applicatie gaan gebruiken.  

In dit specifieke geval bij mijn bevriende advocaat is er eigenlijk niet veel meer te redden, behalve een herimplementatie, waarbij ik dan wel zou aanraden om er een projectmanager bij aan te stellen!  

Wil je een overzicht van 8 optimalisatietips om jouw organisatie efficiënter in te richten? Ontvang ze dan gratis!