DE SAMENSMELTING VAN THEATERS

September 1, 2021    |     12:30 pm

IT projecten zijn er in diverse soorten en maten. Wij doen vaak IT projecten voor culturele organisaties waar IT bijzaak is. Er is vaak geen applicatie- of systeembeheerder en alle zaken rondom IT zijn uitbesteed of intern bij iemand belegd, die het erbij doet.  

In deze projecten komen we helaas ook vaak tegen dat applicaties al zijn aangeschaft op basis van er niet toedoende redenen. “Het andere theater in de stad gebruikt het ook, dus het zal wel goed zijn” of “de verkoper vertelde echt heel overtuigend dat ze het al bij heel veel meer theaters hebben geïmplementeerd”. Voor 1 theater is dit al een verkeerde insteek, laat staan als je met een aantal theaters intensief gaat samenwerken.  

_DSC5490 bijgesneden

Een aantal jaar geleden begeleidden wij een fusie van een aantal theaters. De inkt van het fusiedocument was nog niet droog, maar de back office van de theaters moest wel al worden ingericht. Dit project werd dan ook helaas niet als een project gestart maar in alle haast uit de grond gestampt.  

Verschillende gebruikers werden aangesteld om op pad te gaan om hun eigen applicaties uit te zoeken. Omdat er vanuit de fusie afdelingen werden samengevoegd, was dit de eerste uitdaging. Er moest samen worden gewerkt met collega’s die een aantal maanden eerder nog concurrenten waren. Daarnaast werden ze niet gehinderd door enige kennis van projectmanagement, ze waren tenslotte gewoon gebruikers van de applicaties. Ze gingen met goede moed op pad. Om gedesillusioneerd terug te keren, want alle leveranciers boden aan dat ‘alles kon’.  De wensen en eisen waren intern wel besproken, maar nooit gedeeld met de leverancier.    

Op basis van de mooiste demo en het beste verkoopverhaal werden de applicaties aangekocht. Uiteraard bleek in een later stadium dat de mogelijkheden van de systemen tegenvielen. Alles kon, maar dit was niet in de offerte opgenomen omdat de wensen en eisen niet bekend waren bij de leverancier.  

VOLG ONS OP SOCIAL MEDIA

Zonder heel negatief over IT leveranciers te willen doen, want de markt is ondertussen echt wel veranderd, zien wij dit nog wel veel voorkomen. Directies, (nieuwe) afdelingen of samenwerkingsverbanden die applicaties zoeken, waarbij de keuze gebaseerd wordt op de technologie en niet op de gebruiker en het proces. 

Dat is zo ontzettend jammer en kan worden voorkomen door in een fusietraject ook het IT onderdeel écht als een project te behandelen. Met een interne projectleider, processen die in kaart zijn, wensen- en eisenlijsten of een RFP, uitgebreide leveranciersselectie en keuze.  

Want juist als je gaat samenwerken is het essentieel, dat terwijl je het nieuwe team bouwt, om ook samen te gaan bepalen hoe je wilt werken en niet de werkwijze van de 1 door de welbekende ‘strot’ van de ander duwt. Bepaal samen de processen, requirements, wensen en eisen op basis van het werkproces (wat doe je en hoe leg je dat vast) en ga daarmee op zoek naar een applicatie. 

Het kan enorm veel ellende schelen zowel tijdens de implementatie als in de periode daarna. Als iedereen weg is en het werk moet gewoon weer gedaan worden, ontstaan de grootste problemen, die te voorkomen zijn!  

_DSC5209 bijgesneden

Een extraatje voor jou! Een overzicht van 8 optimalisatietips om jouw processen achter de schermen efficiënter in te richten. Download ze gratis!