THEATEROPTIMALISATIE: 8 TIPS OM JOUW THEATER OP EEN EFFICIËNTE MANIER IN TE RICHTEN ACHTER DE SCHERMEN

April 22, 2021    |     4:00 pm

De meeste podia en theaters hebben een soortgelijk proces, namelijk dat van het zorgdragen voor een zo divers mogelijk programma op het gebied van voorstellingen en zakelijke verhuringen.  

De processen die daaraan ten grondslag liggen, moeten zowel voor als achter de schermen op elkaar aansluiten en de afdelingen moeten optimaal samenwerken om een mooi programma neer te zetten. En daar is vaak nog veel verbetering mogelijk, denk hierbij aan Planning, Financiën of de operatie. Wij hebben 8 tips op een rij gezet om deze verbeteringen teweeg te brengen!

Want een prachtige voorstelling of show in jullie grote zaal, dat is waar jullie het allemaal voor doen! En met een efficiënte en effectieve inrichting van de backoffice kunnen jullie nog veel beter doen, waar jullie hart ligt! Vier onderwerpen komen aan bod in deze blog: procesoptimalisatie, koppelingen, rapportages en applicatiebeheer.

1. Zorg dat je inzicht hebt in welke informatie dubbel wordt vastgelegd

Als we kijken naar de planning van de evenementen en de daaruit voortvloeiende personeelsplanning, zien we daar vaak veel dubbel werk. Er zijn verschillende applicaties voor deze onderdelen, die niet altijd goed op elkaar aansluiten, waardoor er bijvoorbeeld evenementen in beide systemen moeten worden ingevoerd. Zo komt het regelmatig voor dat de naam, locatie, tijd, artiest, het genre en pauzes in zowel het planningssysteem als het kassasysteem moet worden ingevoerd.  

Dat kan ook gelden voor het personeelsplanningsysteem, want ook daar wordt op evenementniveau personeel ingeboekt. Ook hier heb je dan weer diezelfde gegevens van de voorstelling nodig.  

Als dan na een evenement ook de werkelijke uren worden vastgelegd in verband met de facturatie, zie je dat ook daar vaak dubbele registraties plaatsvinden. Met dit inzicht ga je verder kijken of alles daadwerkelijk nodig is of dat het gebeurt omdat jullie het altijd al zo deden! 

2. Laat je medewerkers meedenken over het nieuwe proces

Je medewerkers weten heel goed wat er gedaan moet worden, ze weten alleen vaak niet goed hoe. En daar ontstaat de angst. Als je ze vanaf het begin betrekt in het meedenken over het nieuwe proces, voelt het niet opgelegd en worden ze ambassadeurs in plaats van dat ze het proces proberen te ondermijnen.  

Dit doe je door de afstemming over het nieuwe proces samen te doen, plan een sessie in en ga met elkaar in gesprek over de wensen en eisen voor het nieuwe proces. Hoe zien de verschillende stappen er uit en wie zijn er verantwoordelijk voor deze stappen? 

3. Zorg dat je applicaties up to date blijven

Veel culturele instellingen hebben het applicatiebeheer van de in gebruik zijnde applicaties ondergebracht op verschillende plekken in de organisatie. Dat betekent dat er veel mensen verantwoordelijk zijn voor het up to date blijven van de applicaties. Voor de verantwoordelijke medewerkers geldt dat ze met enige regelmaat updates moeten doen. Het kan zijn dat dit door de leverancier wordt gedaan, maar dan is de medewerker verantwoordelijk voor het goed doorlezen en intern communiceren van de veranderingen en nieuwe mogelijkheden in de applicatie.

Het updaten van applicaties is van groot belang omdat het in veel gevallen niet alleen om nieuwe mogelijkheden in de applicatie gaat, maar ook om de beveiligingsupdates.Om dit te borgen is het van belang dat de support afspraken in een zogenaamde SLA worden vastgelegd en jaarlijks worden besproken met de leverancier. 

4. Zorg voor één bron applicatie

De meeste financiële afdelingen die zijn veel tijd kwijt aan het verzamelen van alle informatie rondom een voorstelling of verhuring. Dat zorgt voor veel tijdverlies en inefficiëntie in hun werkproces. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om te zorgen dat de informatie die nodig is voor de afrekening in één systeem terecht komt. Dit is de zogenaamde bron applicatie. Hier staat altijd alle informatie rondom een voorstelling of verhuring of ander project in. Zo kan de financiële afdeling alle benodigde informatie op 1 plek terugvinden. Dat wordt nog eenvoudiger gemaakt, als je alle data uit de verschillende systemen automatisch in je bronsysteem krijgt. 

VOLG ONS OP SOCIAL MEDIA

5. Zorg voor een overzicht van alle werkprocessen

Een mooie manier om alle werkprocessen in kaart te brengen is door het maken van procesflows. Dit inzicht biedt de basis voor de verantwoordelijkheden. Als je met elkaar hebt afgestemd hoe het proces er uit ziet, kun je daaruit afstemmen wie welke verantwoordelijkheid heeft. Dit zorgt voor helderheid en voor de gelegenheid om elkaar daar op aan te spreken. Dit blijft een lastig fenomeen, maar we zien wel dat dit makkelijk wordt als je kunt zeggen dat je het samen hebt afgesproken. ​​

Veel organisaties zien het vastleggen van dit stuk als iets dat veel tijd kost, lastig is en vooral geen prioriteit in de dagelijkse business. Toch levert het bedenken en vastleggen van het proces meer op dan je denkt.

Heel vaak wordt werktijd opgeslokt door je dagelijkse werkzaamheden en zie je niet dat er verbeteringen mogelijk zijn. Als je er samen naar gaat kijken, zie je vaak eenvoudig de eerste verbeteringen.

6. Zorg voor inzicht in de gewenste data in een koppeling

Koppelingen of interfaces het zijn veelgehoorde termen, maar wat is het nou eigenlijk? Theoretisch zijn het connecties tussen de verschillende applicaties waarmee data van de ene naar de andere gaat.  Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doorsturen van evenementinformatie uit de planningspakket naar je ticketingsysteem. Daarmee voorkom je 2 keer invoeren met alle risicos van dien.  Koppelingen zijn er in diverse varianten, je kent vast de import/export mogelijkheid, waarbij een bestand, vaak een csv wordt uitgelezen in de ene applicatie en ingelezen in een applicatie.

Daarnaast is ook een API een inmiddels bekende term. De afkorting voor Application Programming Interface maakt het mogelijk om verschillende systemen te koppelen en met elkaar te communiceren en gegevens uit te wisselen. Veel applicaties hebben tegenwoordig de mogelijkheid om via API de data uit te sturen. Het is echter niet zo eenvoudig als het lijkt. De data uit het ene systeem moet wel matchen met het andere systeem. Je wilt wel dat als je een voorstelling uit je ticketing applicatie automatisch doorstuurt naar de website, dat deze aan het juiste veld gekoppeld is, zodat bijv. de naam ook goed op de website wordt weergegeven. Het is dus van belang om te weten wat de mogelijkheden zijn als je wilt gaan koppelen.

7. Bereken de voordelen van het gebruik van een koppeling

Als het proces (tip 5) duidelijk is, wordt ook helder welke data er onderling moet of kan worden uitgewisseld. Het is een rekensom waard om te bekijken hoeveel werk een koppeling uit handen neemt en wat de maandelijkse kosten zijn die daar tegenover staan. Vaak voorkomt een koppeling het nodige overtyp werk of dubbele invoer.

8. Zoek uit welke rapportagemogelijkheden er standaard in de applicatie zitten

Elke organisatie heeft aan het einde van de maand of kwartaal rapportages die in elkaar worden gezet, in veel gevallen door de financiële administratie. Deze rapportages worden vaak opgebouwd uit diverse informatiebronnen en ook vaak in een spreadsheet. Dit kan uiteraard super efficiënt zijn ingericht, maar in veel gevallen is dit ook een tijdrovende klus.

Door je dan te verdiepen in de mogelijkheden van de bron applicatie (tip 4), kom je vaak tot de conclusie dat er al veel standaard is ingericht. Uiteraard is het hier ook van belang dat je van tevoren nadenkt over wat je daadwerkelijk wilt rapporteren. Waar wil je op sturen en welke informatie is daar voor nodig. Er zijn voldoende mogelijkheden, maar alles valt of staat wel bij het vooraf nadenken over wat je wilt zien en waar je op wilt sturen.

Vaak zijn er binnen een organisatie veel verschillende applicaties die veel gebruikt worden. Deze applicaties hebben uiteraard ook onderhoud nodig. Als er geen applicatiebeheerder intern aanwezig is, is het wel belangrijk om met de aangewezen collega’s af te stemmen hoe er wordt omgegaan met updates, nieuwe releases, informatie vanuit de leveranciers en zo verder. Dit is iets dat voor veel organisaties een moeizaam onderdeel is en waardoor er pas gecommuniceerd wordt wanneer het urgent wordt. 

Omdat we dit zo vaak hebben gezien in culturele instellingen, willen wij jullie hier graag bij helpen! Heb je hulp nodig bij het efficiënt inrichten van jouw werkprocessen? Wij staan voor jou klaar!

Je kunt contact met ons opnemen via info@it-efficiency.nl of 074 8514193.

Wil je een verkort overzicht van de 8 optimalisatietips om te delen binnen jouw organisatie? Download ze dan gratis!