Hoe bereik je een efficiënte personeelsplanning in de cultuurbranche, waar registreer je de gewerkte uren en hoe factureer je deze uren eenvoudig door aan je klanten?

Deze vraag speelt regelmatig bij culturele instellingen. Voorstellingen, commerciële of culturele verhuringen of educatieve activiteiten; elke activiteit vraagt om haar eigen type medewerkers voor de bijvoorbeeld technische en operationele ondersteuning. Personeel zijn soms interne kosten, maar ook doorbelasten van personele kosten komt voor. 

Dat klinkt logisch en geldt deze uitdaging niet voor elke branche? Absoluut! Het opvallende is echter dat er nog maar heel weinig culturele organisaties zijn waar dit optimaal georganiseerd is. De uitdaging zit in de dynamiek van de activiteiten. Ze overlappen elkaar, maken gebruik van dezelfde mensen en regelmatig zitten er grote pauzes tussen de werkzaamheden. Dit maakt personeelsplanning, de registratie en de facturatie complex.

Daarnaast zijn er ook veel medewerkers met dubbele dienstverbanden. Óf moet er rekening gehouden worden met de arbeidstijdenwet. Om nog maar niet te spreken over de uitdaging van het grote personeelstekort!

Efficiënte personeelsplanning

Het belangrijkste is dat het eenvoudig en efficiënt gebeurt. Vaak vinden planners zelf dat het proces optimaal is ingericht. Dat komt ten eerste omdat veel planners de werkzaamheden persoonlijk zo doorontwikkeld hebben, dat er in hun ogen niet (meer) gedigitaliseerd kan worden. Ten tweede past de planningsafdeling nog vaak heel veel handmatig aan om collega’s tevreden te houden, voorkeuren aan te passen of bijzondere regels toe te passen. Gevolg is een eenzijdig en risicovol proces. Bij uitval of vertrek van deze medewerker(s) ziet men pas dat het makkelijker en sneller kan!

Ook komt steeds vaker de vraag naar voren in hoeverre het van toegevoegde waarde is om álle medewerkers in te plannen? HEt is een strategische keuze of je kantoorpersoneel met standaardwerkuren wel of niet wilt inplannen óf dat je alleen wilt weten of er thuis of op kantoor wordt gewerkt.

Klokken voor iedereen?

Na de planning is het volgende vraagstuk, wie er bepaalt of het noodzakelijk is om voor alle medewerkers alle gewerkte uren vast te leggen? Hoe ga je om met de planning van collega’s die kantoortijden werken? Vooral nu er toch ook nog wel thuis wordt gewerkt.

Beantwoord daarvoor de volgende vraag; “wat doe je daarna met de data?” Gebruik je de geregistreerde data bijvoorbeeld om na te gaan of collega’s zich houden aan de werkuren of vertrouw je de medewerkers dat ze zich verantwoordelijk opstellen m.b.t. de werkuren?

Nut of noodzaak van ultieme nauwkeurigheid

Tot op de minuut nauwkeurig vastleggen van de uren van de operationele medewerkers. Is dat nut of noodzaak?

De culturele sector heeft, net als veel andere branches, te maken met de Arbeidstijdenwet. Deze wet bepaalt o.a. het wettelijk recht op rust van medewerkers en de maximaal aantal uren werktijd. Vastlegging van de daadwerkelijk gewerkte uren is hiervoor de basis. Dat gebeurt vaak door middel van het klokken van uren of vastlegging in Excel, de planningsapplicatie of in Outlook.

Voor organisaties met veel medewerkers leidt dit tot een behoorlijke administratieve last als je geen applicatie hebt om dit automatisch te registeren en te verrekenen. Bovendien is het minimaliseren van de correcties van de registraties is ook een veelgehoorde uitdaging. Corrigeer je de aanvangstijden en wie is daar verantwoordelijk voor?

Ideale situatie

Idealiter wil je de planning én registratie in één applicatie vastleggen. Bij voorkeur met een goede koppeling naar je boekhoud- of ERP applicatie, zodat je het daarna ook eenvoudig kunt doorbelasten aan de klant. Bedenk het proces vóór de keuze!

Zoals bij elke keuze van nieuwe applicaties, blijkt ook hier weer het belang van een goede inventarisatie van het proces. Ga met elkaar in gesprek over de manier waarop je wilt plannen, registeren en factureren. Daarmee voorkom je dat je een applicatie aanschaft die mooi lijkt, maar niet mooi werkt!

Wat kunnen wij hierin voor je betekenen?

Het is onze kracht om jouw organisatie soepel te laten draaien. Wij zijn professionals met een hart voor IT en culturele organisaties. Wij nemen al het IT-werk uit handen en zijn aanspreekpunt voor de wensen en eisen van iedere gebruiker. Wij bekijken wat er nodig is aan de hand van jullie wensen en gaan daarmee aan de slag.