Een externe projectmanager - 6 redenen om jouw IT-project uit te besteden aan projectmanagers

“Heeft mijn IT-project meer kans van slagen door de inzet van een externe projectmanager?”

Culturele organisaties hebben vaak weinig tijd om hun IT-omgeving goed in te richten. Dat betekent dat er ook weinig focus is om de werkprocessen en applicaties achter de schermen op orde te brengen én te houden.

Specialisten in de cultuurbranche kunnen daar een mooie bijdragen aan leveren.

1. Focus op kernactiviteiten

Terwijl je systemen worden ingericht en onderhouden, kunnen je medewerkers zich blijven richten op waar ze goed in zijn. Problemen met applicaties oplossen is een pittige taak voor de medewerkers die er geen kennis over hebben. Werkprocessen en applicaties efficiënt inrichten is een tijdrovend proces. En er komen steeds meer wetten en regels bij, als cybersecurity en de AVG.

Door uitbesteding van een IT project houden medewerkers tijd om zich met hun kernactiviteiten bezig te houden. Zodat de mooiste voorstellingen blijven draaien.

2. Kennis van uiteenlopende oplossingen

Regelmatig missen culturele organisatie skills en ervaring voor specifieke applicaties. Binnen de cultuurbranche worden veel gelijkwaardige applicaties gebruikt, Yesplan, iTheatre, Ticketmatic, Itix of Tixly. Een applicatielandschap binnen een culturele organisatie kent dan ook veel overeenkomsten met andere organisaties. Externe projectmanagers nemen al die kennis mee tijdens een project in jouw organisatie.

3. Verhoog de productiviteit van je werknemers

Ga je intern aan de slag met je IT-project? Dan ben je vaak veel tijd kwijt aan het oplossen van kleine zaken. Hierdoor raken medewerkers de focus op hun eigen werkzaamheden kwijt, zoals de programmering van een voorstelling. IT projecten uitbesteden betekent minder tijdverlies en snellere oplossingen. Met als resultaat; verhoogde productiviteit bij je werknemers!

4. Toegang tot extra diensten

Als je jouw IT-projecten uitbesteed aan een expert, heb je altijd de nieuwste kennis in huis van de beste applicaties. Bij elk vraagstuk schakel je deze expert gemakkelijk in.

5. Het vroegtijdig signaleren van problemen

Vaak worden problemen pas opgemerkt wanneer je daadwerkelijk hinder ondervindt. Dan ben je vaak al te laat. Door je IT project uit te besteden worden problemen vroegtijdig gesignaleerd en opgelost. Vaak hebben culturele organisaties het idee dat ze het wel redden zonder externe hulp. En dat klopt, als je de scope, tijd en budget los laat! Daarnaast heeft het ook vaak tot gevolg dat de problemen intern niet opgelost kunnen worden zonder andere kernwerkzaamheden te verhinderen. Deze problemen kun je voorkomen door een projectmanager in te schakelen wanneer je merkt dat er efficiëntie ontbreekt of wanneer er veel onduidelijkheden zijn binnen het team.

6. Bespaar kosten door efficiëntie

Doordat problemen vroegtijdig gesignaleerd worden en direct de projectmanager met de benodigde kennis ingeschakeld wordt, bespaar je een hoop kosten (en tijd!). Wat wij veel zien in de cultuurbranche is dat applicaties aangeschaft worden omdat het verhaal van de leverancier zo mooi klinkt. Vaak zitten de mogelijkheden van een nieuwe applicatie ook al in applicaties die al draaien. Door het ontbreken van kennis, heb je hierdoor meerdere systemen die hetzelfde kunnen. Als je eerst inventariseert wat er al is, krijg je een helder overzicht van de huidige situatie en de wensen voor veranderingen.

Wij helpen jullie graag bij het efficiënter inrichten van werkprocessen en applicaties. Wij zijn jouw externe IT-projectmanager in de cultuurbranche!