Het belang van een goed georganiseerd IT-landschap na de fusie van theaters!

IT ondersteuning bij de fusie van theaters!

Enkele jaren geleden werden wij gevraagd voor de IT ondersteuning bij de fusie van een aantal theaters in Amsterdam. De integratie van de back office werd noodgedwongen overhaast aangepakt, nog voordat het fusiedocument volledig was uitgewerkt. Dit gebrek aan voorbereiding leidde tot een chaotische start. Verschillende gebruikers gingen op zoek gingen naar applicaties, zonder duidelijke coördinatie of projectmanagement.

Deze situatie benadrukt een veelvoorkomende uitdaging: de samensmelting van personeel uit verschillende organisaties die voorheen concurrenten waren. Het gebrek aan een gestructureerde aanpak en kennis van projectmanagement resulteerde in een ongeorganiseerde selectie van IT-systemen. Beslissingen waren vaak gebaseerd op overtuigende verkooppraatjes in plaats van gedegen onderzoek en afstemming op de werkelijke behoeften.

De culturele sector, waar IT-vraagstukken vaak een bijzaak zijn, is bijzonder vatbaar voor dergelijke valkuilen. Vele organisaties missen een gespecialiseerde IT-beheerder, en de verantwoordelijkheid voor IT wordt vaak neergelegd bij individuen die het ‘erbij doen’. Dit leidt regelmatig tot impulsieve aankoopbeslissingen gebaseerd op ongegronde redenen. Bijvoorbeeld populariteit bij andere theaters of overtuigende verkopers, zonder een grondige evaluatie van de eigenlijke IT-behoeften.

Selectie op basis van verkeerde uitgangspunten voor een goed georganiseerd IT-landschap

Het is cruciaal om te erkennen dat, ondanks positieve ontwikkelingen in de markt, veel culturele instellingen nog steeds de fout ingaan door technologie te selecteren die niet aansluit bij de behoeften van gebruikers en processen. Dit is een gemiste kans en kan leiden tot significante problemen, zowel tijdens de implementatie als in de latere operationele fase.

Om deze valkuilen te vermijden, pleiten wij voor een gestructureerde aanpak in fusietrajecten, waarbij IT-integratie als een volwaardig project wordt behandeld. Dit omvat het aanstellen van een interne projectleider, het definiëren van processen, het opstellen van lijsten met wensen en eisen, en het zorgvuldig selecteren van leveranciers. Het is essentieel dat alle partijen samenwerken om gezamenlijk de beste werkprocessen en technologische oplossingen te bepalen, in plaats van een aanpak op te leggen.

Door deze aanpak kan veel leed worden voorkomen, niet alleen tijdens de implementatiefase, maar ook op de lange termijn. Een goed georganiseerd IT-project binnen een fusietraject zorgt ervoor dat wanneer het stof is neergedaald en de dagelijkse werkzaamheden hervat moeten worden, de grootste problemen al zijn aangepakt en opgelost. Dit leidt tot een soepelere overgang en een meer gestroomlijnde, effectieve organisatie. Kies daarom altijd voor de juiste IT ondersteuning bij de fusie van theaters!