Waarom externe IT-projectmanagers cruciaal zijn voor succesvolle implementaties!

Recent sprak ik met een bevriende advocaat. Hij bracht een kwestie aan het licht die ons erg aanspreekt: het belang van externe IT-projectmanagers bij het begeleiden van digitale projecten. Het verhaal dat hij deelde over een mislukt IT-project is helaas geen uitzondering.

Een nieuwe applicatie vond geen aansluiting bij het werkproces en leidde tot schaduw-IT en weerstand onder gebruikers. Het roept de vraag op of de inzet van een externe IT-projectmanager nut of noodzaak is?

In deze tijd is een soepele implementatie van nieuwe software cruciaal voor het behalen van bedrijfsdoelen. Technologie is een integraal onderdeel geworden van bedrijfsprocessen. Het verhaal van de advocaat benadrukt echter een veelvoorkomend probleem: het gebrek aan afstemming tussen de bestaande werkprocessen en de nieuwe technologie.

Een van de redenen bij dit soort problemen is het gebrek aan inzicht en kennis bij de leverancier. Ze begrijpen vaak niet de specifieke behoeften en processen van klanten. De focus van de leverancier ligt vaak op het ontwikkelen van de software. Zonder aandacht te besteden aan de praktische toepassing ervan binnen de organisatie van een klant. Dit leidt eigenlijk altijd tot een kloof tussen de functionaliteit van de software en de daadwerkelijke behoeften van de gebruikers, met alle gevolgen van dien.

Een externe IT-projectmanager, met expertise in zowel projectmanagement als IT, kan dit gat overbruggen.

Zij kunnen helpen met:

1. Het vertalen van de  bedrijfsprocessen naar de gewenste technologie: Zij beschikken vaak over uitgebreide kennis van zowel IT-systemen als bedrijfsprocessen. Ze begrijpen niet alleen de technische aspecten van de software, maar ook hoe deze geïntegreerd worden in de werkprocessen.  In veel gevallen fungeren ze ook als een brug tussen de klant en de leverancier. Hierdoor wordt communicatie en samenwerking verbeterd.
2. Ze zijn onafhankelijk in de keuze voor leveranciers: Ze werken nauw samen met de klant en zijn onafhankelijk van leveranciers. Dat maakt dat ze objectief kunnen bekijken of de voorgestelde oplossingen aan de behoeften van de klant voldoen.
3. Het project kent een betere risicobeheersing: Door hun ervaring met diverse IT-projecten kunnen externe projectmanagers potentiële risico’s identificeren. Ze nemen proactief maatregelen om deze te beheersen. Dit helpt om projectvertragingen en budgetoverschrijdingen te voorkomen.
4. Veranderen van een organisatie is hun expertise: Het succesvol implementeren van nieuwe systemen zorgt altijd voor veranderingen in de manier waarop medewerkers werken. Externe IT-projectmanagers kunnen helpen om de weerstand tegen verandering te minimaliseren en de acceptatie van nieuwe systemen te bevorderen.

Kortom, de inzet van een externe IT-projectmanager is geen luxe, maar een noodzaak voor organisaties die streven naar succesvolle software-implementaties. Hun expertise en onafhankelijkheid stellen hen in staat om de uitdagingen aan te pakken die vaak gepaard gaan met digitale projecten. Om zo de kans op succes aanzienlijk te vergroten!

Voor professioneel advies en ondersteuning bij digitale projecten, neem vooral contact met ons op. Wij helpen graag!