8 Optimalisatietips om backstage processen in de cultuurbranche efficiënter in te richten

Tips:

1. Zorg dat je inzicht hebt in welke informatie dubbel wordt vastgelegd: Denk hierbij aan personeelsgegevens, evenementdetails en urenregistraties. Met dat inzicht ga je kijken of alles echt nodig is of dat het gebeurt omdat je het altijd al deed.
2. Laat je medewerkers meedenken over het nieuwe proces: Je medewerkers weten als geen ander wat er moet gebeuren. Ga met elkaar in gesprek over de wensen en eisen. Hoe zien de verschillende stappen er uit en wie zijn er verantwoordelijk?
3. Zorg dat je applicaties up to date blijven: Updates geven vaak nieuwe mogelijkheden/functies en meer beveiliging. Om dit te borgen is het van belang dat de support afspraken worden vastgelegd en jaarlijks worden besproken.
4. Zorg voor één bron applicatie: Dit zorgt voor efficiëntie in het verzamelen van informatie rondom een voorstelling en géén verlies van tijd. Zo kan bijvoorbeeld de financiële afdeling alle informatie op 1 plek vinden.
5. Zorg voor een overzicht van alle werkprocessen: Een procesflow biedt inzicht in de basis voor verantwoordelijkheden. Het zorgt voor helderheid en de gelegenheid om elkaar aan te spreken. Vaak zie je hierdoor ook al verbeterpunten.
6. Zorg voor inzicht in de gewenste data in een koppeling: Het is van belang om te weten wat de mogelijkheden zijn als je wilt gaan koppelen. Veel applicaties hebben tegenwoordig de mogelijkheid om via API de data te delen.
7. Bereken de voordelen van het gebruik van een koppeling: Het is een rekensom waard om te bekijken hoeveel werk een koppeling uit handen neemt. Vaak voorkomt een koppeling het nodige overtyp werk of dubbele invoer.
8. Zoek uit welke rapportagemogelijkheden er standaard in de applicatie zitten: Denk hierbij van tevoren na over wat je daadwerkelijk wilt rapporteren.

Hulp nodig?

Kunnen jullie wel hulp gebruiken bij het verwezenlijken van de tips? Neem gerust contact met ons op! Wij staan klaar om jullie processen te optimaliseren.