Podia en theaters hebben één gemeenschappelijk doel: een gevarieerd programma neerzetten door soepel samen te werken tussen afdelingen. Maar er is altijd ruimte voor verbetering, vooral in Planning, Financiën en de operatie. Daarom delen wij 8 tips om jouw theater op een efficiënte manier in te richten achter de schermen! Want uiteindelijk draait het allemaal om die adembenemende voorstellingen en shows in jullie grote zaal. Met een efficiënte backoffice kunnen jullie nog meer van jullie passie realiseren!

1. Zorg dat je inzicht hebt in welke informatie dubbel wordt vastgelegd

Vaak wordt bij de planning van evenementen en personeelsplanning dubbel werk verricht door het gebruik van verschillende, niet altijd goed op elkaar aansluitende applicaties. Hierdoor moeten bijvoorbeeld evenementgegevens zoals naam, locatie, tijd, artiest en pauzes zowel in het planningssysteem als in het kassasysteem worden ingevoerd. Dit kan ook gelden voor het personeelsplanningsysteem, wat leidt tot dubbele registraties van gegevens. Met dit inzicht kun je beoordelen of deze dubbele registraties noodzakelijk zijn of alleen een gewoonte zijn.

2. Laat je medewerkers meedenken over het nieuwe proces

Je medewerkers weten heel goed wat er gedaan moet worden, ze weten alleen vaak niet goed hoe. En daar ontstaat vaak angst. Als je ze vanaf het begin betrekt in het meedenken over het nieuwe proces, voelt het niet opgelegd en worden ze ambassadeurs in plaats van dat ze het proces proberen te ondermijnen. Dit doe je door de afstemming over het nieuwe proces samen te doen, plan een sessie in en ga met elkaar in gesprek over de wensen en eisen voor het nieuwe proces. Hoe zien de verschillende stappen er uit en wie zijn er verantwoordelijk voor deze stappen?

3. Zorg dat je applicaties up to date blijven

Veel culturele instellingen hebben het applicatiebeheer van de gebruikte applicaties ondergebracht op verschillende plekken in de organisatie. Dat betekent dat er verschillende mensen verantwoordelijk zijn voor het up to date houden van de applicaties. Voor de verantwoordelijke medewerkers geldt dat ze bijvoorbeeld updates moeten doen of voor het intern communiceren van de veranderingen en nieuwe mogelijkheden in de applicatie. Het updaten van applicaties is van groot belang omdat het niet alleen om nieuwe mogelijkheden in de applicatie gaat, maar ook om de beveiligingsupdates. 

4. Zorg voor één bron applicatie

De meeste organisaties zijn veel tijd kwijt aan het verzamelen van alle informatie over de activiteiten. Dat zorgt voor veel tijdverlies en inefficiëntie in de werkprocessen. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om te zorgen dat er 1 bron van de waarheid bestaat, de zogenaamde bronapplicatie. Hier komt alle informatie centraal te staan. Zo kan iedereen alle benodigde informatie op 1 plek terugvinden. Dat wordt nog eenvoudiger gemaakt, als je alle data uit de verschillende systemen automatisch in je bronsysteem krijgt.

5. Zorg voor een overzicht van alle werkprocessen

Het maken van procesflows is een effectieve manier om werkprocessen te visualiseren en verantwoordelijkheden te definiëren. Het helpt bij het creëren van duidelijkheid en maakt het gemakkelijker om elkaar aan te spreken op verantwoordelijkheden. Hoewel het vastleggen van processen vaak als tijdrovend wordt gezien, levert het meer voordelen op dan verwacht. Samenwerking bij het identificeren en vastleggen van processen maakt verbeteringen snel zichtbaar.

6. Zorg voor inzicht in de gewenste data in een koppeling

Koppelingen of interfaces zijn verbindingen tussen verschillende applicaties waarmee data wordt uitgewisseld. Bijvoorbeeld, het automatisch doorsturen van evenementinformatie van het planningspakket naar het ticketingsysteem voorkomt dubbele invoer en mogelijke fouten. Er zijn verschillende soorten koppelingen, zoals import/export en API’s, die het mogelijk maken om systemen te integreren en gegevens uit te wisselen. Het is echter belangrijk om te beseffen dat het matchen van data tussen systemen niet altijd eenvoudig is. Kennis van de mogelijkheden is essentieel bij het implementeren van koppelingen.

7. Bereken de voordelen van het gebruik van een koppeling

Als het proces (tip 5) duidelijk is, wordt ook helder welke data er onderling moet of kan worden uitgewisseld. Het is een rekensom waard om te bekijken hoeveel werk een koppeling uit handen neemt en wat de maandelijkse kosten zijn die daar tegenover staan. Vaak voorkomt een koppeling het nodige overtyp werk of dubbele invoer.

8. Zoek uit welke rapportagemogelijkheden er standaard in de applicatie zitten

Organisaties stellen steeds weer maand- of kwartaalrapportages samen,  waarbij informatie uit verschillende bronnen wordt verzameld. Hoewel dit efficiënt kan zijn, is het vaak tijdrovend. Door de mogelijkheden van de bronapplicatie te verkennen, ontdek je vaak al veel standaardrapportages. Het is belangrijk om vooraf te bedenken wat je precies wilt rapporteren en welke informatie daarvoor nodig is. Dit vereist afstemming binnen de organisatie.

Omdat we dit zo vaak hebben gezien in culturele instellingen, willen wij jullie hier graag bij helpen! Heb je hulp nodig bij het efficiënt inrichten van jouw werkprocessen? Wij staan voor jou klaar met nog veel meer dan deze 8 tips om jouw theater op een efficiënte manier in te richten achter de schermen!